虚拟审计

虚拟审计

虚拟审计是无纸化的。所有数据都以电子格式交换,例如MS Word、Excel、PDF文件、文本文件和EDI文件。

包内含物:
  • 合规审计。
  • 财务审计。
  • 工程审计。
  • 信息系统审计。
  • 调查审计。
  • 经营审计。
  • 税务审计。
虚拟审计

虚拟的审计服务

由于技术的快速发展,虚拟审计在组织中越来越流行。企业已经采用了高科技策略,允许审计团队接收和共享数据,进行面谈,并与世界各地的实体进行观察。ISO 19011:2018的最新版本是关于审计管理系统指南的,包含了用于进行虚拟审计(也称为远程审计)的新规范,以实现向电子审计的过渡。

我们不能否认,当前的COVID-19大流行迫使企业改变经营方式。这些公司在履行对社区和合作伙伴的社会责任的同时,更关心员工的安全。

相当多的药物和器械赞助商、制造商、销售许可持有人继续经营并继续供应基本产品。即使是现有的公司和初创公司也需要遵守合规规定,完成审计工作。通过使用虚拟审计服务,公司可以继续通过保持社会距离要求(阻止他们进行现场审计)来确认和重新确认他们的合规。

什么是虚拟审计?

虚拟审计是电子审计,无纸化,政府和行业之间没有任何面对面的互动。所有数据都以电子格式交换,如MS Excel、MS Word、PDF文件和EDI文件。

虚拟审计,也称为远程审计,也称为电子审计。这和审计完全一样;唯一的区别是它使用电子手段远程获取审计证据。

虚拟审计技术类似于亲自使用的技术,但是,例如,您可以通过谷歌驱动器、电子邮件和云共享的方式共享文件。此外,该组织还可以通过共享桌面屏幕,或通过Zoom或Skype上的视频会议提供文件。虚拟审核文件和记录比现场审核更有效。

在虚拟审计过程中可能造成困难的一些领域包括生产过程或产品存储。在这种情况下,虚拟审计可以使用实时视频监控来收集所需的证据。

进行虚拟审计并不意味着所有的工作都必须在外地进行,部分工作也在外地进行。

电子审计通常意味着,如果可能,审计活动将安排在远离被审计单位所在地的地方进行。

实施虚拟审计的流程是什么?

虚拟审计的流程如下:

虚拟审计流程

虚拟审计的准备工作:

  • 为虚拟审计做准备是获得成功结果的必要条件。在开始虚拟审计之前,审核员必须向被审核者请求必须提交的所有必需信息。这些可以包括质量手册、组织结构图、标准操作规程等。
  • 审核员必须确保根据审核过程满足数据隐私要求(HIPAA, GDPR)。
  • 收集被审核方对记录将如何被提取和共享的清晰理解。很明显,文件的保密性和受控分发是被审计公司的主要关注点。因此,具有只读访问的文件共享是必不可少的。有各种解决方案,如屏幕共享或文件共享系统,如Box.com或Share point。
  • 在共享文档时,审核员必须遵守适用的全球和本地数据隐私法规。假设,一些立法禁止在被审计站点之外共享基本数据,审计的范围将根据基于风险的分析进行调整。为了使符合规定的业务连续性,还可以安排补充评价以完成质量保证评估。
  • 确保在指定的期间内至少有一到两名被审核方人员专门支持审核工作。
  • 被审核方必须确保对虚拟审计的技术达成一致并进行了测试。WebEx和Facetime都是旅游和其他视频会议可用技术的例子。
  • 确保发送的网络会议邀请留有充足的时间,以便各方安排会议和会议室空间。
  • 双方必须确认有适当的人员可用并安排好进行审计。
  • 审核员应要求为被审核方的设施参观或详细的设施介绍设置虚拟参观。
  • 审计计划和议程可以像往常一样准备。
  • 如果必须进行设备参观,一般安排的设备参观时间应用于查看由被审核方提供的在线虚拟参观或演示。还必须进行基于风险的评估,以解释此次设施参观的目的,并讨论如果不可能进行完整的参观,需要覆盖的主要领域。

执行审计

  • 审核员必须尽可能仔细地进行现场审核。
  • 要执行的审计可以分为两个部分,每个部分的间隔很长,有足够的时间让被审计方在共享驱动器中收集和上传审计期间请求的文档。
  • 双方必须与使用议定的视频会议工具的适当人员举行公开会议。
  • 审核员必须要求对工厂进行一次虚拟参观,或者被审核者可以提供一份工厂概况介绍,其中包括设备、图片和工艺流程。公开会议必须遵循这些原则。
  • 如果通过电子邮件或网站服务提前提供了任何文件和记录,则审核员可以继续进行文件审查工作。
  • 任何类型的问题和请求都可以通过聊天、电话、电子邮件或在线web会议提供。
  • 如果被审核方未能提供文件供审核员审阅,则文件和记录将通过视频会议工具显示。

召开闭幕会议

  • 闭幕会议必须像往常一样举行,但使用视频会议所选择的工具。
  • 审核员必须确保会议已经提前计划并安排了合适的受邀者。

进行现场审核有其优点,还允许审核员实时调查过程,甚至对设施进行物理参观。然而,当前持续的2019冠状病毒病危机迫使各组织调整和利用其他解决方案。虚拟审计可以说是允许业务的最佳解决方案。

Enterslice可以利用虚拟审计等工具,帮助您建立和维护基于风险的供应商管理程序,以满足您的业务连续性需求。

虚拟审计的好处是什么?

虚拟审计对您的业务有好处的原因有很多。其中一些是:

虚拟审计的好处

时间和有成本效益的

许多数据可以从任何地方访问,例如Cloud Portal。所以最好是节省时间,旅行检查文件可以通过其他方式获得。因此,将大大减少资金和往返审计地点的时间。此外,访谈和观察可以通过Skype和Zoom等公司经常使用的热门平台进行。

避免去不同的地方旅行

由于各种原因,一些进行审计的地点可能难以进入:

  • 地点可能是一个与世隔绝的地方。
  • 审计员需要得到许可才能进入——如果是国际审计,有时需要签证。

通过虚拟审计,您可以避免这些困难。

不需要审核物流

在进行虚拟审计时,组织通常可以免去与预订会议室和在审计组离开后进行清洁有关的后勤工作,也不必为正在发生的大流行而担心审计组和雇员的健康。审计员也将避免在现场审计中遇到的其他不便。

更高效的团队

审计团队在他们的家庭办公环境中会感到更舒适。因为,他们将能够使用所有必要的工具,如显示器,打印机,高速互联网等。因此,通过这种方式,与现场审计相比,电子审计的生产率将大幅提高,完成给定任务所需的时间更少。

进行虚拟审计的障碍是什么?

组织在进行虚拟审计时面临以下障碍:

  • 虚拟审计不被一些认证和认可机构认可。

一些认可和认证机构仍然认为电子审计是无效的。尽管ISO 19011: 2018中包含了电子审计规范,但他们只批准在现场进行的传统审计。

主要原因是,一些认可和认证机构还没有决定需要多长时间来收集可靠的审核证据,并信任审核结果。

例如,审计员明显关心的是在没有访问地点的情况下执行审计。此外,它还对可用于虚拟工作的现场工作时间的减少提出了具体的质疑。

另一方面,雇用进行虚拟审计的审计员应该具有交付这种审计所需的技术知识。这意味着认证和认可机构需要额外努力就这些技术培训审核员。

  • 问题与技术

组织可能会在物流方面面临挑战。有时网络连接不可靠,或者被审核方在访问CVPN登录到数据库显示证据时遇到困难。此外,由于网络问题,面试和会议可能会被打断。

  • 缺乏参与

执行远程审计/虚拟审计时的其他相关问题包括流程所有者由于某些预定的会议而不可用,或者甚至缺少来自被审计方的关注。被审计公司可以在这方面发挥重要作用。他们可以为员工提供认识课程,并为员工准备所有必要的电子审计工具。

  • 信任的审计

一些审核员希望执行现场审计,因为根据他们的假设,他们只有在实际接触到审计证据时才能信任审计人员。

例如,虚拟审计可能被审计人员视为不适合审计的目的,因为访问一个网站可以提供识别公司问题的重要信息。

  • 审核员培训和经验不足

执行审计的审核员缺乏培训或经验可能导致无法收集足够的审计证据。虚拟团队必须具备适当使用技术进行审计的必要知识。

为什么虚拟审计被认为是审计的未来?

虚拟审计已经在市场上保留了下来。他们对传统技术的偏好是无可辩驳的,尽管仍然有一些生存的边界。传统的审计,在任何情况下,当它们已经被安排和执行,可能会对被检查的协会造成特定的麻烦和干扰。此外,业务经理逐渐发现这些电子审计很有吸引力,因为使用虚拟方法可以验证费用和资产的减少。

同样,虚拟审计也是一种日益有效和有益的检查技术的选择,不仅是从被检查组织的角度,而且也从审计员的角度。

在执行虚拟审计之前需要检查哪些问题?

在执行虚拟审计之前,需要检查以下问题:

  • 确定保留记录的时间期限。
  • 想办法备份文件。
  • 为文件的命名和分类准备类似的规则。
  • 熟悉美国国税局的电子记录要求和专业标准。
  • 准备安全系统以确保数据的真实性,同时防止数据被篡改。
  • 有权接触机密信息。
  • 从管理层和资源那里获得自动化的承诺。

Enterslice如何帮助您?

填写的表格

得到一个回调

提交文档

跟踪进度

得到可交付成果

常见问题

进行虚拟审计的步骤如下:

•使用双方同意的视频会议工具与被审核方举行开幕会议。

•要求对设备进行虚拟参观,或设备概述演示必须包含图片、设备设备和工艺流程(如果适用),

•再次召开会议。

虚拟审计是ISO 19011:2018中描述的审计方法之一。这使得审核员可以与全球范围内的人员进行交流,访问广泛的信息和数据。这些技术改变了我们的工作方式。

ISO 9001审核是一个系统的、独立的、客观的、记录在案的事实收集过程。这些可以帮助您确定需要改进的领域,并确保您有最佳实践流程。推动持续改进是ISO 9001的关键部分。

审计报告有四种类型:

•无保留意见

•保留意见

•反面意见

•免责声明

审计会检查你公司所有的财务记录,以核实它们的准确性。这是通过对交易的系统审查来完成的。审计核实小企业的财务报表和账簿。审计员撰写审计报告,详细说明他们在审计过程中的发现。

审计员不可能检查每一笔交易,但他或她会对重大错报风险较高的领域进行更广泛的测试。审计师不就公司内部控制的有效性发表意见。

我们Enterslice将在幕后投入额外的时间来制定审计计划,该计划是基于我们在规划对话中从您那里收集的信息。期望你们审计的主要领域与内部控制的评价有关。我们将计划视频会议。屏幕共享或使用任何其他方法进行虚拟审计。

你们的审核团队正在幕后完成审核工作,并将在工作进展中与你们沟通。预计会有一些额外的问题,与我们将如何评估是否有重大影响,如披露另一个后续事件的财务报表脚注。

不需要,你不需要升级你的电脑来进行虚拟审计。技术要求非常低——只需一些网络摄像头和协作软件,如Skype、Zoom、FaceTime或WebEx,就可以让我们继续进行面对面的对话,甚至可以筛选分享,就像我们亲自与你在一起一样。你只需要在使用台式机或笔记本电脑的同时有一个合适的网络连接。

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