虚拟审计服务

由于技术的快速发展，虚拟审计在组织中越来越流行。企业已经采用高科技策略，允许审计团队接收和共享数据，进行访谈，并与世界各地的实体进行观察。最新版本的ISO 19011:2018关于审核管理体系的指导方针，包含了用于进行虚拟审核(也称为远程审核)的新规范，以实现向电子审核的过渡。

我们不能否认，新冠肺炎疫情迫使企业改变经营方式。公司在维护对社区和合作伙伴的社会责任的同时，更关心员工的安全。

相当数量的药品和器械赞助商、制造商、销售许可持有人继续经营并继续供应基本产品。即使是现有的公司和初创公司也需要遵循合规性并完成审计工作。通过采用虚拟审计服务，公司可以通过保持社交距离要求来继续对其合规性进行资格认证和再认证，从而防止他们进行现场审计。

什么是虚拟审计?

虚拟审计是一种电子审计，在政府和行业之间没有任何面对面的互动。所有数据都以电子格式交换，如MS Excel、MS Word、PDF文件和EDI文件。

虚拟审计，也称为远程审计，也称为电子审计。这与审计完全相同;唯一的区别是采用电子手段远程获取审计证据。

虚拟审计技术类似于亲自使用的审计技术，但是，例如，您可以通过Google drive、电子邮件和云共享方式共享文件。此外，组织还可以通过共享桌面屏幕，或通过Zoom或Skype上的视频会议来提供文档。虚拟地审查文件和记录可能比现场审核更有效。

在虚拟审计过程中可能产生困难的一些领域涉及制造过程或产品存储。在这些情况下，虚拟审计可以使用实时视频监控来收集所需的证据。

进行虚拟审计并不意味着所有的工作都必须在现场进行，有些工作也在现场进行。

电子审核通常意味着，如果可能的话，将审核活动安排在远离被审核方所在地的地方进行。

进行虚拟审计的流程是什么?

进行虚拟审计的流程如下:

虚拟审计准备:

• 为虚拟审计做好准备是获得成功结果的必要条件。审核员必须要求被审核方提供所有必需的信息，这些信息必须在开始虚拟审核之前提交。这些文件可以包括质量手册、组织结构图、标准操作规程等。
• 审核员必须根据审核流程确保他符合数据隐私要求(HIPAA, GDPR)。
• 清楚地了解被审核方将如何提取和共享记录。很明显，文件的保密性和受控分发是被审计公司最关心的问题。因此，具有只读访问的文件共享是必不可少的。有各种各样的解决方案，如Screen Share或文件共享系统，如Box.com或Share point。
• 在共享文档时，审计师必须遵守适用的全球和本地数据隐私法规。假设，某些立法禁止在审计站点之外共享基本数据，审计的范围将根据基于风险的分析进行调整。为了实现合规的业务连续性，还可以安排补充评估来完成质量保证评估。
• 确保至少有一至两名被审核方人员在指定时间内致力于支持审核。
• 被审核方必须确保对虚拟审核的技术达成一致并进行了测试。WebEx和Facetime都是旅游和其他视频会议可用技术的例子。
• 检查网络会议邀请发送时是否有充足的时间，以便各方规划会议和会议室空间。
• 双方都必须确认有合适的人员可用并安排了审核。
• 审核员应要求为被审核方的设施参观或详细设施展示安排一次虚拟参观。
• 审计计划和议程可以像往常一样准备。
• 通常安排的参观设施的时间应用于观看被审核方提供的在线虚拟参观或演示，如果设施参观是强制性的。还必须应用基于风险的评估来解释这次设施参观的目的，并讨论如果不可能进行完整的参观，应涵盖的基本区域。

执行审计

• 审核员必须尽可能仔细地进行现场审核。
• 要执行的审核可以分为两个部分，每个部分之间有足够的时间间隔，以便被审核方在共享驱动器中收集和上传审核期间请求的文档。
• 双方必须与合适的人员使用商定的视频会议工具举行公开会议。
• 审核员必须要求对工厂进行虚拟参观，或者被审核方可以提供工厂概况介绍，并提供设施、工厂、图片和工艺流程。公开会议必须遵循这些原则。
• 如果通过电子邮件或网站服务提前提供了任何文件和记录，审核员可以继续进行文件审核工作。
• 任何类型的问题和请求都可以通过聊天、电话、电子邮件或在线网络会议提供。
• 如果被审核方未能提供文件供审核员审核，则利用视频会议工具显示文件和记录。

举行闭幕会议

• 闭幕会议必须像往常一样举行，但通过为视频会议选择的工具。
• 审核员必须确保该会议已提前计划并安排了适当的被邀请者。

进行现场审核有其优点，还允许审核员实时调查流程，甚至对设施进行实际巡视。然而，当前持续的COVID-19危机迫使各组织适应和利用其他解决方案。虚拟审计可以说是允许业务的最佳解决方案。

Enterslice可以帮助您建立和维护基于风险的供应商管理计划，通过使用虚拟审计等工具来满足您的业务连续性要求。

虚拟审计的好处是什么?

有几个原因可以解释为什么虚拟审计对您的业务是有益的。其中一些是:

时间和成本效益

许多数据可以从任何地方访问，例如Cloud Portal。因此，最好节省时间去旅行检查文件，这些文件可以通过其他方式获得。因此，往返于审计地点的金钱和时间将大大减少。此外，访谈和观察可以通过Skype和Zoom等流行的平台进行，这些平台是公司经常使用的。

避免去不同的地方旅行

由于各种原因，一些进行审计的地点可能难以进入:

• 地点可能在一个偏僻的地区。
• 审计人员需要获得许可才能进入——如果审计是在国际上进行的，有时还需要签证。

使用虚拟审计，您可以避免这些困难。

无需审核物流

在进行虚拟审计时，组织通常可以在审计小组离开后免除与预订会议室和清洁有关的后勤工作，以及担心审计小组和员工的健康与正在进行的大流行有关。审核员也将避免在现场审核过程中遇到的其他不便。

更有效率的团队

审计团队在家庭办公环境中工作会感到更舒适。因为，他们将能够使用所有必要的工具，如显示器，打印机，高速互联网等。因此，通过这种方式，与现场审计相比，电子审计的生产率将大大提高，需要更少的时间来完成给定的任务。

进行虚拟审计有哪些障碍?

组织在进行虚拟审计时面临以下障碍:

• 一些认证和认可机构不批准虚拟审核。

一些认可和认证机构仍然认为电子审核无效。他们只批准现场进行的传统审核，即使电子审核的规范包含在ISO 19011: 2018中。

主要原因是一些认可和认证机构仍然没有决定需要多少时间来收集可靠的审核证据并信任审核结果。

例如，审核员显然关心的是在不访问现场的情况下执行审计。此外，它对减少可以花在虚拟工作上的现场工作时间也有明确的怀疑。

另一方面，受雇进行虚拟审核的审核员应该具备交付这种审核所需的技术知识。这意味着认证和认可机构需要付出额外的努力来培训审核员使用这些技术。

• 技术问题

组织可能会面临物流方面的挑战。有时网络连接不可靠，或者被审核方在访问CVPN登录数据库展示证据时遇到困难。此外，由于网络问题，面试和会议可能会被打断。

• 缺乏参与

与执行远程审计/虚拟审计相关的其他问题包括，由于某些预定的会议，流程所有者变得不可用，或者甚至缺乏被审计方的关注。被审计公司可以在这方面发挥重要作用。他们可以为员工提供意识会议，并为员工准备所有必要的电子审计工具。

• 信任审计

一些审核员希望执行现场审核，因为根据他们的假设，他们只有在实际接触审核证据的情况下才能信任审核。

例如，虚拟审计可能被审核员视为不适合审计的目的，因为访问一个站点可以提供识别公司问题的重要信息。

• 审核员培训和经验不足

执行审计的审核员缺乏培训或经验可能导致无法收集足够的审计证据。虚拟团队必须具备适当使用技术进行审计的必要知识。

为什么虚拟审计被认为是审计的未来?

虚拟审计仍然存在于市场中。他们对传统技术的偏好是无可辩驳的，尽管仍然有一些界限可以生存。传统的审计，在任何情况下，当他们已经安排和执行，可能会造成一定程度的麻烦和干扰协会被检查。此外，业务经理逐渐发现这些电子审计很有吸引力，因为使用虚拟方法可以验证费用和资产的减少。

同样，虚拟审计是一种逐渐有效和有利可图的检查技术的选择，不仅从被检查组织的角度来看，而且从审计员的角度来看也是如此。

在执行虚拟审计之前需要检查哪些问题?

在进行虚拟审计之前，需要检查以下问题:

• 确定记录保存的时间段。
• 寻找备份文件的方法。
• 为文件的命名和分类准备类似的规则。
• 对国税局的电子记录保存要求和专业标准有适当的了解。
• 准备安全系统以确保数据的真实性，并防止数据被篡改。
• 适当接触机密信息。
• 获得管理层和资源对自动化的承诺。

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